Ayuda con tips para una reunión de Triada de Portfolio

Hola a tod@s.
Me acabo de unir a esta comunidad (espero se mantenga activa).
Estoy desde hace poco ejerciendo un rol de Delivery Manager para 3 células que están empezando a implementar prácticas ágiles.
Estamos la gran mayoría del equipo aprendiendo de agilidad con esto.

En mi rol, debo liderar la reunión semanal de la Triada de Portfolio en donde revisamos distintos temas a través de una bitácora, pero siento que la reunión no es muy efectiva, por lo cual acudo acá a ver si alguien puede compartir experiencias y tips.

Eso por ahora, quedo muy atento, saludos !

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Bienvenido @JaimeAraya!
Interesante lo que cuentas.
Saludos
Pat

hola @JaimeAraya, bienvenido!

cuéntame, no estoy familiarizado con ese tipo de reuniones, como son normalmente, cuáles son los objetivos y que crees que las hace tan poco efectivas ?

Hola David.
En esta reunión nos juntamos semanalmente la triada del portfolio (Chief Product Owner, Technical Manager y yo como Delivery Manager, además de un invitado de la PMO del banco así como asesores para el despliegue de la agilidad).
Revisamos una bitácora de temas varios, obstáculos en donde se discuten estos temas y se toman ciertos acuerdos o se dejan levantados obstáculos que llegan desde las triadas de equipo directamente y que requieren nuestro apoyo para resolver.

No tengo muy claro el por qué están siendo poco efectivas, quizá porque la bitácora tiene muchos temas que no pueden ser resueltos en el corto, o porque simplemente es como una reunión más de seguimiento de temas.

Hola Jaime, por lo que yo interpreto en la información que provees, tal parece que están utilizando una forma de escalado para gestionar los desarrollos. La reunión que describes tiene un alcance estratégico, esto debido al rol de los invitados (Chief Product Owner, Technical Manager + invitados de la PMO) así es que, me hace sentido el que notes el hecho de que no resuelven cosas (debido a que son temas de largo plazo).

Hay varios aspectos interesantes.

  1. Para que desplieguen agilidad deben ir modificando el sistema organizativo, comenzando por el hecho de promover equipos autoorganizados. Para lograrlo, es vital empoderarlos con miembros que tengan la capacidad de resolver problemas y remover impedimentos a nivel táctico (corto plazo), persiguiendo la práctica de que esto se haga bajo demanda.

  2. Utiliza tu reunión semanal para realizar preguntas y no para que los asistentes se reunan a dar respuestas (reunión de seguimiento). Algunos ejemplos de preguntas poderosas que pueden manejar en esa reunión serían: ¿Estamos logrando remover los impedimentos que los equipos detectan? ¿Por qué no estamos logrando remover esos impedimentos? ¿Qué modificaciones a nuestro sistema organizativo necesitamos realizar para poder solucionar estos impedimentos?

  3. Las reuniones a nivel de estrategia debiesen ser para focalizar la entrega de valor (ROI u otro) y de cómo el delivery está apalancando o no, el valor añadido, para que las modificaciones hacia “abajo” se tomen basadas en outcomes y no en tu output.

  4. Consulta con los invitados a tu reunión que es lo que ellos piensan respecto a la misma. Quizás hay otros colegas que tienen una mirada similar a la tuya. Si la mayoría encuentra que dicha reunión es un desperdicio de tiempo, reflexionen respecto al por qué tienen esa sensación y qué proponen como grupo/equipo, para mejorar el propósito de la misma o derechamente eliminarla.

Saludos!!

Edu Duarte.